Tietosuojakäytäntö

Yhdistetty tietosuoja- ja rekisteriseloste sekä informointiasiakirja

Laadittu 25.2.2019.

Päivitetty 12.12.2019.

Euroopan Unionin tietosuoja-asetus ja henkilötietolaki.

Rekisterinpitäjä

Utsjoen kunta
Luossa 1 a, 99980 Utsjoki
Y-tunnus 9129466-4

Rekisteristä vastaava henkilö

Kunnanjohtaja
Vuokko Tieva-Niittyvuopio

Tietosuojaan liittyvät pyynnöt kunnanvirasto@utsjoki.fi

Rekisterin nimi

Utsjoen kunnan asiakasrekisteri

Henkilötietojen ja rekisterin käyttötarkoitus, sekä tietojen säilyttäminen

Henkiötietoja käsitellään rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, sekä kuntalaisten palvelujen järjestämiseksi.

Tietojen säilyttämisessä noudatetaan kunnan tiedonohjaussuunnitelmaa sekä lain velvoittamia säilytysaikoja. Tiedot säilytetään vähintään niin kauan, kuin tietoa tarvitaan asiakkaan asian loppuunsaattamiseksi.

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan perustiedot:

  • Etu- ja sukunimi
  • henkilötunnus
  • osoite
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • sekä asiakkuuden perusteella syntyneet tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Väestörekisterikeskus, toiset viranomaiset ja asiakas itse.

Tietojen luovutus ja siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Utsjoen kunta ei luovuta tietoja eteenpäin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus

Utsjoen kunnan ylläpitämää asiakasrekisteriä käsitellään luottamuksellisesti. Rekisteriä käyttävät ainoastaan ne henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Jokaista työntekijää sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisteri säilytetään suojatulla palvelimella ja se on lisäksi suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Manuaalisesti pidettävä rekisteri säilytetään lukitussa kaapissa, johon vain määrätyillä henkilöillä on pääsyoikeus. Kertynyt aineisto arkistoidaan säännöllisesti.

Tarkastusoikeus

Asiakkuudet ja asiointi hoidetaan hallintokunnittain tai Utsjoen kunnan kirjaamon kautta kunnanvirasto@utsjoki.fi.

Asianosaisella, eli henkilöllä, jonka tietoja rekisteriin on tallennettu, on oikeus saada tietoja rekisteriin merkityistä tiedoista viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Tarkastuspyyntö osoitetaan kirjallisesti lomakkeella, joka löytyy kunnan nettisivuilta. Lomake toimitetaan kunnan kirjaamoon joko paperisena osoitteella: Utsjoen kunta, PL 41, 99981 Utsjoki tai sähköisesti osoitteella kunnanvirasto@utsjoki.fi.

Tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta, mutta jos jäljennöksiä on useita tai jos tietopyyntö on ilmeisen perusteeton/kohtuuton, kunnalla on oikeus periä kohtuullinen maksu hallinnollisten kustannusten kattamiseksi.

Kunta voi kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja, mutta tällöin on osoitettava pyynnön perusteettomuus ja kohtuuttomuus. Mikäli kunta kieltäytyy luovuttamasta pyydettyjä tietoja, tulee asiasta antaa kirjallinen todistus. Samalla kerrotaan oikeussuojasta esim. oikeudesta tehdä asiasta valitus valvontaviranomaiselle.

Tiedon korjaaminen

Asianosaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivytystä. Korjauspyyntö tehdään aina kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti.

Lomake vaatimuksesta tiedonkorjaamiseksi löytyy osoitteesta kunnan nettisivuilta. Vaatimus tiedon korjaamisesta palautetaan kirjallisena osoitteeseen:

Utsjoen kunta

PL 41

99981 Utsjoki

tai sähköisesti osoitteella kunnanvirasto@utsjoki.fi.

Kunta voi olla hyväksymättä korjausvaatimusta, mutta tällöin on annettava kirjallinen todistus, josta selviää syyt, joihin perustuen korjausvaatimusta ei ole hyväksytty. Samalla kerrotaan oikeussuojasta esim. oikeudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Asianosaisella on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietojensa asianmukaisen tarkistamisen, korjaamisen ja täydentämisen ajaksi.

Tietojen poistaminen

Asianosaisella on tietyissä tapauksissa oikeus saada tietonsa poistettua kunnan rekistereistä. Oikeutta tiedon poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai julkisen vallan käyttämiseksi.

Vaatimus tiedon korjaamisesta, täydentämisestä tai poistamisesta on tehtävä aina kirjallisesti.

Lomakkeet löytyvät kunnan nettisivuilta.

Lomake palautetaan kirjallisesti osoitteeseen:

Utsjoen kunta

PL 41

99981 Utsjoki tai sähköisesti osoitteella kunnanvirasto@utsjoki.fi.

 

Oikeus tehdä valitus

Asianosaisella on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu EU:n tietosuoja-asetusta (2016/679). Asianosaisella on oikeus käyttää myös muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja.

EVÄSTEET JA SELAILUN SEURANTA

Keräämme käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (“cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Sivustomme käyttää Google Analytics-palvelua.

Sivuillamme on myös linkkejä muihin sivustoihin ja palveluihin. Me emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä.